Privacy- en cookieverklaring

WageWell Comm.V · Version 1.0 · 3 September 2026
Deep on HR. Clear in delivery.

1. Wie wij zijn en waarvoor deze verklaring geldt

1.1 WageWell Comm.V, met maatschappelijke zetel te Bremstraat 23, 3530 Houthalen-Helchteren, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0803.635.694, btw BE 0803.635.694. Voor alles wat met deze verklaring en met uw persoonsgegevens te maken heeft, bereikt u ons op privacy@wagewell.be en op +32 473 37 16 63.

1.2 Deze verklaring beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens: op onze website wagewell.be, in onze contacten met klanten, prospecten en kandidaten, en in ons dagelijks dossierbeheer.

1.3 Wij hebben twee verschillende rollen. Dat onderscheid bepaalt bij wie u met een vraag terechtkan.

1.4 Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij zelf waarom en hoe wij gegevens verwerken. Dat geldt voor bezoekers van onze website, voor wie ons contacteert, voor onze prospecten en de contactpersonen bij onze klanten en leveranciers, voor kandidaten in een wervingsopdracht tot het ogenblik van hun voorstelling, en voor wie bij ons solliciteert. Voor al die verwerkingen zijn wij uw aanspreekpunt en gelden de rechten uit hoofdstuk 8.

1.5 Als verwerker verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van onze klant en volgens zijn instructies. Dat is het geval bij loonverwerking, personeelsadministratie en aanverwante opdrachten: de gegevens van de medewerkers van onze klant blijven onder de verantwoordelijkheid van hun werkgever. Wij handelen daar op basis van een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft.

1.6 Bent u medewerker van een organisatie waarvoor wij de loonverwerking of de personeelsadministratie doen? Dan is uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke, niet wij. Richt uw vraag of uw verzoek tot uw werkgever. Bereikt zo’n verzoek ons rechtstreeks, dan bezorgen wij het onmiddellijk aan uw werkgever en laten wij u dat weten; wij beantwoorden het niet zelf, omdat wij daartoe niet bevoegd zijn.

1.7 Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Alle vragen over deze verklaring komen bij ons op privacy@wagewell.be terecht.

2. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en hoe lang

De tabel hieronder is de kern van deze verklaring: per verwerking staat er welke gegevens het betreft, waarom wij ze verwerken, op welke wettelijke grondslag en hoe lang wij ze bijhouden.

Verwerking

Gegevens

Doel en grondslag

Bewaartermijn

Bezoek aan de website

IP-adres, browsertype, bezochte pagina’s, tijdstip, technische logbestanden

De website veilig en werkend houden en misbruik vaststellen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een beveiligde website

Logbestanden bij onze hoster: maximaal zes maanden

Contactformulier en e-mail

Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, de aard van uw vraag en uw bericht

Uw vraag beantwoorden en opvolgen. Grondslag: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij een correcte opvolging

Twee jaar na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie uit voortkomt

Prospectie en commercieel beheer

Zakelijke contactgegevens: naam, functie, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, verslagen van gesprekken

Bedrijven benaderen voor wie onze dienstverlening relevant is, en onze commerciële opvolging bijhouden in ons CRM. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke prospectie tussen ondernemingen

Twee jaar na het laatste zinvolle contact

Klantrelatie en offertes

Contactgegevens en functie van de contactpersonen bij onze klanten, correspondentie, dossierstukken

De overeenkomst voorbereiden en uitvoeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de organisatie, en ons gerechtvaardigd belang bij dossieropvolging

Duur van de samenwerking en tien jaar daarna, in functie van de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen

Facturatie en boekhouding

Facturatiegegevens en boekhoudkundige stukken

Voldoen aan onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. Grondslag: wettelijke verplichting

Tien jaar, overeenkomstig de Belgische bewaarplicht voor boekhoudkundige en fiscale stukken

Nieuwsbrief en mailings

Naam, bedrijf, e-mailadres, uw interessegebieden en of u een bericht opent of aanklikt

U informeren over onze dienstverlening en over ontwikkelingen in payroll en HR. Grondslag: uw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang wanneer wij een zakelijk adres van een onderneming of een bestaande klant aanschrijven, binnen de grenzen van Boek XII van het Wetboek van economisch recht

Tot u zich uitschrijft of bezwaar maakt, en één jaar daarna om uw uitschrijving te kunnen respecteren

Werving en selectie voor klanten

Cv, loopbaan- en opleidingsgegevens, contactgegevens, gespreksverslagen, referenties, loonverwachting

Kandidaten zoeken, beoordelen en voorstellen aan de opdrachtgever. Grondslag: uw toestemming voor de opname in ons kandidatenbestand en voor elke voorstelling aan een concrete werkgever

Twee jaar na het laatste contact, tenzij u eerder om verwijdering vraagt

Sollicitaties bij WageWell zelf

Cv, motivatiebrief, contactgegevens, gespreksverslagen

Uw kandidatuur beoordelen. Grondslag: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst

Zes maanden na afronding van de procedure, of twee jaar wanneer u ons toestemming geeft u in onze werfreserve te houden

Websitestatistieken

Gepseudonimiseerde gebruiksgegevens via Google Analytics 4: bezochte pagina’s, duur, apparaat, bij benadering de regio, verwijzende bron

Begrijpen hoe onze website gebruikt wordt en hem verbeteren. Grondslag: uw toestemming, gegeven via de cookiebanner

Veertien maanden, de bewaartermijn die wij in Google Analytics hebben ingesteld

2.1 Wij verwerken via de website geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of vakbondslidmaatschap. Dat soort gegevens komt enkel voor in dossiers die wij als verwerker voor een klant behandelen, en dan onder de verantwoordelijkheid en de instructies van die klant.

2.2 U bent nooit verplicht ons gegevens te bezorgen. Doet u dat niet, dan kunnen wij uw vraag mogelijk niet beantwoorden of onze dienstverlening niet leveren. Bij elk formulier vragen wij enkel wat wij werkelijk nodig hebben.

3. Waar wij uw gegevens vandaan halen

Van uzelf, wanneer u ons contacteert, een formulier invult, zich inschrijft voor onze mailings of met ons samenwerkt.
Van uw werkgever of van onze opdrachtgever, wanneer u contactpersoon bent in een dossier of wanneer wij voor uw werkgever een opdracht uitvoeren.
Uit publiek beschikbare bronnen, voor onze zakelijke prospectie: bedrijfswebsites, de Kruispuntbank van Ondernemingen, vakpers, en professionele netwerken zoals LinkedIn. Wij gebruiken daarvan enkel zakelijke contactgegevens en de functie-informatie die u daar zelf publiek heeft gemaakt.
Van een samenwerkingspartner, bij gezamenlijke wervingsopdrachten. Wij leggen in dat geval schriftelijk vast wie waarvoor verantwoordelijk is.

3.1 Verwerken wij gegevens die wij niet rechtstreeks van u kregen, dan brengen wij u daarvan op de hoogte bij het eerste contact, zoals artikel 14 AVG voorschrijft.

4. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet, verhuren ze niet en stellen ze niet commercieel ter beschikking van derden. Wij schakelen wel dienstverleners in die voor ons gegevens verwerken. Met elk van hen sloten wij een verwerkersovereenkomst.

Partij

Waarvoor

Waar de gegevens staan

Combell

Hosting van wagewell.be en de bijbehorende logbestanden

Datacenters in de Benelux, binnen de Europese Economische Ruimte

Microsoft (Microsoft 365)

E-mail, agenda, documenten en bestandsopslag

Opslag binnen de EU-datagrens van Microsoft; ondersteuning kan toegang van buiten de EER meebrengen. Zie hoofdstuk 5

Odoo

Ons CRM, dossier- en klantenbeheer, facturatie, het beheer van wervingsdossiers, en het versturen en opvolgen van onze mailings

Hosting binnen de Europese Unie

Google (Google Ireland Ltd en Google LLC)

Google Analytics 4 voor websitestatistieken, en Google Maps wanneer u de kaart op onze contactpagina laadt

Verwerking deels in de Verenigde Staten. Zie hoofdstuk 5

Onze boekhouder

Boekhouding, fiscale aangiften en jaarrekening

België

Onze verzekeraar en, in voorkomend geval, een juridisch adviseur

Behandeling van een schadegeval of een geschil

België

4.1 Daarnaast kunnen wij gegevens meedelen aan overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel ons daartoe verplicht. Wij informeren u daar vooraf over wanneer de wet dat toelaat.

4.2 Onze medewerkers en onderaannemers krijgen enkel toegang tot wat zij voor hun opdracht nodig hebben, en zijn contractueel tot geheimhouding gehouden.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

5.1 Wij houden uw gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Onze hosting, ons CRM en onze bestandsopslag zijn zo ingericht.

5.2 Voor enkele diensten kan er wel verwerking buiten de EER plaatsvinden: Google Analytics 4 en, wanneer u ze laadt, Google Maps, en in beperkte mate de ondersteuningsdiensten van Microsoft.

5.3 Voor die doorgiften steunen wij op twee waarborgen samen. Ten eerste het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 over het EU-VS Data Privacy Framework: Google LLC en Microsoft Corporation zijn onder dat kader gecertificeerd, wat betekent dat de Commissie het beschermingsniveau daar als gelijkwaardig beschouwt. Ten tweede de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deze leveranciers in hun verwerkersvoorwaarden opnemen en die blijven gelden als aanvullende waarborg.

5.4 U kunt bij ons een kopie opvragen van de waarborgen die wij voor een concrete doorgifte hanteren.

6. Cookies

6.1 Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan onze website op uw computer, tablet of telefoon wordt geplaatst. Cookies laten een website toe te werken, uw voorkeuren te onthouden of het gebruik ervan te meten. Dezelfde regels gelden voor vergelijkbare technieken zoals lokale opslag en pixels.

6.2 Wij plaatsen niet-noodzakelijke cookies pas nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Bij uw eerste bezoek verschijnt een banner waarin weigeren even eenvoudig is als aanvaarden, en waarin u per categorie kunt kiezen. Zolang u geen keuze maakt, worden enkel de strikt noodzakelijke cookies geplaatst.

6.3 U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Uw keuze wordt op onze eigen website geregistreerd als bewijs van toestemming; die registratie verlaat onze website niet.

Wij onderscheiden vier categorieën.

Categorie

Waarvoor

Toestemming nodig

Noodzakelijk

Laten de website werken en beveiligen: het onthouden van uw cookiekeuze, de beveiliging van formulieren tegen misbruik, de taalversie waarop u terechtkomt

Nee — zonder deze cookies werkt de website niet

Voorkeuren

Onthouden van instellingen die u zelf maakt, zoals uw taalkeuze

Statistieken

Meten hoe onze website gebruikt wordt via Google Analytics 4, zodat wij hem kunnen verbeteren

Marketing

Volgen van surfgedrag om advertenties te tonen

Wij gebruiken deze categorie niet. Wij tonen geen advertenties, stellen geen profielen op en delen geen gegevens met advertentienetwerken

6.4 Op onze contactpagina kan een Google Maps-kaart staan. Die laadt pas nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven; tot dan ziet u een blanco vlak met een knop. Laadt u de kaart, dan plaatst Google cookies en ontvangt Google uw IP-adres.

6.5 Het LinkedIn-icoon in onze footer is een gewone link naar onze bedrijfspagina. Er is geen LinkedIn-widget of volgpixel op onze website, en er worden dus geen cookies van LinkedIn geplaatst zolang u er niet op klikt. Klikt u wel, dan geldt vanaf dat ogenblik het privacybeleid van LinkedIn.

6.6 De volledige, actuele lijst van cookies — met naam, herkomst, doel en bewaartermijn — staat hieronder op deze pagina en wordt automatisch bijgewerkt door de cookiescan van onze consenttool. Zo blijft de lijst kloppen wanneer er iets aan de website verandert, in plaats van te verouderen zoals een handmatige opsomming dat doet.

6.7 U kunt cookies ook zelf beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Doet u dat, dan werkt onze website mogelijk niet volledig. De helpfunctie van uw browser legt uit hoe: dat geldt voor Chrome, Safari, Firefox en Edge elk op hun eigen manier.

7. Hoe wij uw gegevens beveiligen

7.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Concreet: verkeer met onze website en onze systemen verloopt versleuteld, toegang tot onze systemen is beveiligd met sterke authenticatie in meerdere stappen, toegang wordt verleend op basis van wat iemand voor zijn werk nodig heeft, en van onze dossiers worden regelmatig back-ups gemaakt.

7.2 Onze medewerkers en onderaannemers zijn tot geheimhouding gehouden, ook na afloop van hun opdracht.

7.3 Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid. Stellen wij een inbreuk vast die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij die binnen tweeënzeventig uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en brengen wij u op de hoogte wanneer het risico hoog is.

8. Uw rechten

De AVG geeft u een reeks rechten. U oefent ze kosteloos uit.

Recht

Wat het inhoudt

Inzage

U mag weten welke gegevens wij over u verwerken en daarvan een kopie krijgen

Verbetering

U mag onjuiste gegevens laten rechtzetten en onvolledige gegevens laten aanvullen

Wissing

U mag vragen uw gegevens te wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren of nodig hebben om een recht te verdedigen

Beperking

U mag vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van gegevens wordt nagegaan

Bezwaar

U mag zich verzetten tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt, om redenen die met uw situatie te maken hebben

Bezwaar tegen direct marketing

U mag zich altijd en zonder enige motivering verzetten tegen mailings. Wij stoppen dan onmiddellijk

Overdraagbaarheid

U mag de gegevens die u ons bezorgde in een gangbaar bestandsformaat ontvangen of laten overdragen

Intrekking van toestemming

Steunt een verwerking op uw toestemming, dan mag u die op elk moment intrekken. Dat raakt niet aan wat daarvoor al gebeurde

8.1 U oefent uw rechten uit met een bericht aan privacy@wagewell.be of per brief naar Bremstraat 23, 3530 Houthalen-Helchteren. Wij kunnen u om een bewijs van uw identiteit vragen wanneer wij redelijke twijfel hebben, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen.

8.2 Wij antwoorden binnen één maand. Is uw verzoek complex of ontvangen wij er meerdere van u, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat binnen de eerste maand weten.

8.3 Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor u, en wij doen niet aan profilering. Beoordelingen van kandidaten en beslissingen in dossiers worden altijd door mensen genomen.

8.4 Gaat het om gegevens die wij als verwerker voor een klant behandelen — zie artikel 1.6 — dan bezorgen wij uw verzoek aan die klant, die als verwerkingsverantwoordelijke beslist.

8.5 Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten: de meeste zaken lossen wij zo op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kunt zich ook tot de rechtbank wenden.

9. Links naar andere websites

9.1 Onze website bevat links naar websites van derden, waaronder onze LinkedIn-bedrijfspagina. Zodra u zo’n link volgt, gelden het privacybeleid en het cookiebeleid van die website. Wij hebben daar geen zeggenschap over en dragen er geen verantwoordelijkheid voor.

10. Wijzigingen aan deze verklaring

10.1 Wijzigt onze werkwijze, de wetgeving of de techniek achter onze website, dan passen wij deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd op wagewell.be, met vermelding van het versienummer en de datum bovenaan.

10.2 Bij een wijziging die u wezenlijk raakt, brengen wij u actief op de hoogte: via een bericht op de website, en per e-mail wanneer wij uw adres hebben.

10.3 Bij een verschil in betekenis of interpretatie tussen de taalversies is uitsluitend de Nederlandse tekst bepalend.

WageWell Comm.V · Bremstraat 23, 3530 Houthalen-Helchteren · BTW BE 0803.635.694 · wagewell.be

Deep on HR. Clear in delivery.

Privacy- en cookieverklaring

1. Wie wij zijn en waarvoor deze verklaring geldt

2. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en hoe lang

3. Waar wij uw gegevens vandaan halen

4. Met wie wij uw gegevens delen

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

6. Cookies

Diversen

Gebruik

Delen van gegevens

Functional

Naam

Vervaldatum

Functie

Naam

Vervaldatum

Functie

Naam

Vervaldatum

Functie

Naam

Vervaldatum

Functie

Naam

Vervaldatum

Functie

Naam

Vervaldatum

Functie

Naam

Vervaldatum

Functie

Naam

Vervaldatum

Functie

7. Hoe wij uw gegevens beveiligen

8. Uw rechten

9. Links naar andere websites

10. Wijzigingen aan deze verklaring