Déclaration de confidentialité et de cookies

WageWell Comm.V · Version 1.0 · 3 septembre 2026
Deep on HR. Clear in delivery.

1. Qui nous sommes et à quoi s'applique la présente déclaration

1.1 WageWell Comm.V, dont le siège social est établi Bremstraat 23, 3530 Houthalen-Helchteren, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0803.635.694, TVA BE 0803.635.694. Pour tout ce qui concerne la présente déclaration et vos données à caractère personnel, vous nous joignez à l’adresse privacy@wagewell.be et au +32 473 37 16 63.

1.2 La présente déclaration décrit la manière dont nous traitons les données à caractère personnel : sur notre site web wagewell.be, dans nos contacts avec les clients, les prospects et les candidats, ainsi que dans la gestion quotidienne de nos dossiers.

1.3 Nous intervenons à deux titres différents. Cette distinction détermine à qui vous devez adresser votre question.

1.4 En tant que responsable du traitement, nous déterminons nous-mêmes pourquoi et comment nous traitons les données. C’est le cas pour les visiteurs de notre site web, pour les personnes qui nous contactent, pour nos prospects et les personnes de contact chez nos clients et fournisseurs, pour les candidats dans le cadre d’une mission de recrutement jusqu’au moment de leur présentation, et pour les personnes qui posent leur candidature chez nous. Pour tous ces traitements, nous sommes votre point de contact et les droits énoncés au chapitre 8 s’appliquent.

1.5 En tant que sous-traitant, nous traitons des données à caractère personnel pour le compte de notre client et suivant ses instructions. C’est le cas pour le traitement de la paie, l’administration du personnel et les missions connexes : les données des collaborateurs de notre client restent sous la responsabilité de leur employeur. Nous agissons alors sur la base d’un contrat de sous-traitance tel que l’impose l’article 28 du RGPD.

1.6 Vous êtes collaborateur d’une organisation pour laquelle nous assurons le traitement de la paie ou l’administration du personnel ? Dans ce cas, c’est votre employeur qui est le responsable du traitement, et non nous. Adressez votre question ou votre demande à votre employeur. Si une telle demande nous parvient directement, nous la transmettons immédiatement à votre employeur et vous en informons ; nous n’y répondons pas nous-mêmes, car nous ne sommes pas habilités à le faire.

1.7 Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données et ne l’avons pas fait. Toutes les questions relatives à la présente déclaration nous parviennent à l’adresse privacy@wagewell.be.

2. Quelles données nous traitons, à quelles fins et pendant combien de temps

Le tableau ci-dessous constitue le cœur de la présente déclaration : pour chaque traitement, il indique quelles données sont concernées, pourquoi nous les traitons, sur quelle base juridique et pendant combien de temps nous les conservons.

Traitement

Données

Finalité et base juridique

Durée de conservation

Visite du site web

Adresse IP, type de navigateur, pages consultées, horodatage, fichiers journaux techniques

Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site web et détecter les abus. Base juridique : notre intérêt légitime à disposer d’un site web sécurisé

Fichiers journaux chez notre hébergeur : six mois au maximum

Formulaire de contact et courriel

Nom, société, adresse e-mail, numéro de téléphone, nature de votre question et votre message

Répondre à votre question et en assurer le suivi. Base juridique : mesures prises à votre demande préalablement à une convention, et notre intérêt légitime à un suivi correct

Deux ans après le dernier contact, sauf si une relation client en découle

Prospection et gestion commerciale

Coordonnées professionnelles : nom, fonction, société, adresse e-mail, numéro de téléphone, comptes rendus d’entretiens

Approcher les entreprises pour lesquelles nos services sont pertinents et assurer notre suivi commercial dans notre CRM. Base juridique : notre intérêt légitime à la prospection commerciale entre entreprises

Deux ans après le dernier contact utile

Relation client et offres

Coordonnées et fonction des personnes de contact chez nos clients, correspondance, pièces du dossier

Préparer et exécuter la convention. Base juridique : exécution de la convention conclue avec l’organisation, et notre intérêt légitime au suivi des dossiers

Durée de la collaboration et dix ans au-delà, en fonction du délai de prescription des actions contractuelles

Facturation et comptabilité

Données de facturation et pièces comptables

Satisfaire à nos obligations fiscales et comptables. Base juridique : obligation légale

Dix ans, conformément à l’obligation belge de conservation des pièces comptables et fiscales

Lettre d’information et envois

Nom, société, adresse e-mail, vos domaines d’intérêt et le fait que vous ouvriez un message ou cliquiez dessus

Vous informer de nos services et des évolutions en matière de paie et de RH. Base juridique : votre consentement, ou notre intérêt légitime lorsque nous écrivons à une adresse professionnelle d’une entreprise ou à un client existant, dans les limites du Livre XII du Code de droit économique

Jusqu’à votre désinscription ou votre opposition, et un an au-delà afin de pouvoir respecter votre désinscription

Recrutement et sélection pour des clients

CV, données de carrière et de formation, coordonnées, comptes rendus d’entretiens, références, attentes salariales

Rechercher, évaluer et présenter des candidats au donneur d’ordre. Base juridique : votre consentement pour l’intégration dans notre base de candidats et pour chaque présentation à un employeur déterminé

Deux ans après le dernier contact, sauf si vous demandez la suppression plus tôt

Candidatures auprès de WageWell même

CV, lettre de motivation, coordonnées, comptes rendus d’entretiens

Évaluer votre candidature. Base juridique : mesures prises à votre demande préalablement à une convention

Six mois après la clôture de la procédure, ou deux ans si vous nous donnez votre consentement pour vous conserver dans notre réserve de recrutement

Statistiques du site web

Données d’utilisation pseudonymisées via Google Analytics 4 : pages consultées, durée, appareil, région approximative, source référente

Comprendre comment notre site web est utilisé et l’améliorer. Base juridique : votre consentement, donné via le bandeau de cookies

Quatorze mois, la durée de conservation que nous avons paramétrée dans Google Analytics

2.1 Nous ne traitons via le site web aucune catégorie particulière de données, telles que des données relatives à la santé, à la religion ou à l’affiliation syndicale. Ce type de données n’apparaît que dans les dossiers que nous traitons en tant que sous-traitant pour un client, et alors sous la responsabilité et selon les instructions de ce client.

2.2 Vous n’êtes jamais obligé de nous communiquer des données. Si vous ne le faites pas, il se peut que nous ne puissions pas répondre à votre question ou fournir nos services. Dans chaque formulaire, nous ne demandons que ce dont nous avons réellement besoin.

3. D'où proviennent vos données

De vous-même, lorsque vous nous contactez, complétez un formulaire, vous inscrivez à nos envois ou collaborez avec nous.
De votre employeur ou de notre donneur d’ordre, lorsque vous êtes personne de contact dans un dossier ou lorsque nous exécutons une mission pour votre employeur.
De sources accessibles au public, pour notre prospection commerciale : sites web d’entreprises, la Banque-Carrefour des Entreprises, la presse professionnelle et les réseaux professionnels tels que LinkedIn. Nous n’en retenons que les coordonnées professionnelles et les informations de fonction que vous y avez vous-même rendues publiques.
D’un partenaire de collaboration, dans le cadre de missions de recrutement conjointes. Nous consignons dans ce cas par écrit qui est responsable de quoi.

3.1 Lorsque nous traitons des données que nous n’avons pas obtenues directement auprès de vous, nous vous en informons lors du premier contact, comme le prescrit l’article 14 du RGPD.

4. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons pas vos données, ne les louons pas et ne les mettons pas à la disposition de tiers à des fins commerciales. Nous faisons toutefois appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte. Avec chacun d’eux, nous avons conclu un contrat de sous-traitance.

Partie

Pour quoi

Où les données se trouvent

Combell

Hébergement de wagewell.be et des fichiers journaux correspondants

Centres de données au Benelux, au sein de l’Espace économique européen

Microsoft (Microsoft 365)

Courriel, agenda, documents et stockage de fichiers

Stockage à l’intérieur de la frontière européenne des données de Microsoft ; le support peut impliquer un accès depuis l’extérieur de l’EEE. Voir le chapitre 5

Odoo

Notre CRM, la gestion de nos dossiers et de nos clients, la facturation, la gestion des dossiers de recrutement, ainsi que l’envoi et le suivi de nos envois

Hébergement au sein de l’Union européenne

Google (Google Ireland Ltd et Google LLC)

Google Analytics 4 pour les statistiques du site web, et Google Maps lorsque vous chargez la carte sur notre page de contact

Traitement en partie aux États-Unis. Voir le chapitre 5

Notre comptable

Comptabilité, déclarations fiscales et comptes annuels

Belgique

Notre assureur et, le cas échéant, un conseiller juridique

Traitement d’un sinistre ou d’un litige

Belgique

4.1 Nous pouvons en outre communiquer des données aux autorités publiques lorsqu’une obligation légale ou une décision judiciaire nous y contraint. Nous vous en informons au préalable lorsque la loi le permet.

4.2 Nos collaborateurs et sous-traitants n’ont accès qu’à ce qui leur est nécessaire pour leur mission et sont contractuellement tenus à la confidentialité.

5. Transfert en dehors de l'Espace économique européen

5.1 Nous conservons vos données de préférence au sein de l’Espace économique européen. Notre hébergement, notre CRM et notre stockage de fichiers sont organisés en ce sens.

5.2 Pour quelques services, un traitement en dehors de l’EEE peut néanmoins avoir lieu : Google Analytics 4 et, lorsque vous la chargez, Google Maps, ainsi que, dans une mesure limitée, les services de support de Microsoft.

5.3 Pour ces transferts, nous nous appuyons sur deux garanties combinées. Premièrement, la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE-États-Unis : Google LLC et Microsoft Corporation sont certifiées sous ce cadre, ce qui signifie que la Commission y considère le niveau de protection comme équivalent. Deuxièmement, les clauses contractuelles types de la Commission européenne, que ces fournisseurs intègrent dans leurs conditions de sous-traitance et qui continuent de s’appliquer à titre de garantie complémentaire.

5.4 Vous pouvez nous demander une copie des garanties que nous appliquons à un transfert déterminé.

6. Cookies

6.1 Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone lors d’une visite sur notre site web. Les cookies permettent à un site web de fonctionner, de retenir vos préférences ou de mesurer son utilisation. Les mêmes règles s’appliquent aux techniques comparables telles que le stockage local et les pixels.

6.2 Nous ne déposons de cookies non nécessaires qu’après que vous y avez consenti. Lors de votre première visite, un bandeau apparaît, dans lequel refuser est aussi simple qu’accepter et dans lequel vous pouvez choisir par catégorie. Tant que vous ne faites pas de choix, seuls les cookies strictement nécessaires sont déposés.

6.3 Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien Paramètres des cookies au bas de chaque page. Votre choix est enregistré sur notre propre site web à titre de preuve du consentement ; cet enregistrement ne quitte pas notre site web.

Nous distinguons quatre catégories.

Catégorie

Pour quoi

Consentement requis

Nécessaires

Permettent au site web de fonctionner et d’être sécurisé : mémorisation de votre choix en matière de cookies, protection des formulaires contre les abus, version linguistique sur laquelle vous arrivez

Non — sans ces cookies, le site web ne fonctionne pas

Préférences

Mémorisation des réglages que vous définissez vous-même, comme votre choix de langue

Oui

Statistiques

Mesurer l’utilisation de notre site web via Google Analytics 4, afin que nous puissions l’améliorer

Oui

Marketing

Suivre le comportement de navigation en vue d’afficher des publicités

Nous n’utilisons pas cette catégorie. Nous n’affichons aucune publicité, n’établissons aucun profil et ne partageons aucune donnée avec des régies publicitaires

6.4 Une carte Google Maps peut figurer sur notre page de contact. Elle ne se charge qu’après que vous y avez consenti ; jusque-là, vous voyez un cadre vierge avec un bouton. Si vous chargez la carte, Google dépose des cookies et reçoit votre adresse IP.

6.5 L’icône LinkedIn dans notre pied de page est un simple lien vers notre page d’entreprise. Il n’y a ni widget ni pixel de suivi LinkedIn sur notre site web, et aucun cookie de LinkedIn n’est donc déposé tant que vous ne cliquez pas dessus. Si vous cliquez, la politique de confidentialité de LinkedIn s’applique à partir de ce moment.

6.6 La liste complète et actualisée des cookies — avec le nom, l’origine, la finalité et la durée de conservation — figure ci-dessous sur cette page et est mise à jour automatiquement par le scan de cookies de notre outil de consentement. La liste reste ainsi exacte lorsque le site web change, au lieu de vieillir comme le ferait une énumération manuelle.

6.7 Vous pouvez également gérer ou supprimer les cookies vous-même via les paramètres de votre navigateur. Si vous le faites, notre site web risque de ne plus fonctionner intégralement. La fonction d’aide de votre navigateur explique la marche à suivre : elle diffère pour Chrome, Safari, Firefox et Edge.

7. Comment nous sécurisons vos données

7.1 Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre la perte, l’usage abusif et l’accès non autorisé. Concrètement : les échanges avec notre site web et nos systèmes sont chiffrés, l’accès à nos systèmes est protégé par une authentification forte en plusieurs étapes, l’accès est octroyé en fonction de ce dont une personne a besoin pour son travail, et nos dossiers font régulièrement l’objet de sauvegardes.

7.2 Nos collaborateurs et sous-traitants sont tenus à la confidentialité, y compris après la fin de leur mission.

7.3 Aucune mesure n’offre une sécurité absolue. Si nous constatons une violation présentant un risque pour vos droits et libertés, nous la notifions dans les septante-deux heures à l’Autorité de protection des données et vous en informons lorsque le risque est élevé.

8. Vos droits

Le RGPD vous confère une série de droits. Vous les exercez gratuitement.

Droit

Ce qu’il signifie

Accès

Vous pouvez savoir quelles données nous traitons à votre sujet et en obtenir une copie

Rectification

Vous pouvez faire corriger des données inexactes et faire compléter des données incomplètes

Effacement

Vous pouvez demander l’effacement de vos données, sauf si la loi nous impose de les conserver ou si elles nous sont nécessaires pour faire valoir un droit

Limitation

Vous pouvez demander la suspension temporaire du traitement, par exemple pendant la vérification de l’exactitude des données

Opposition

Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière

Opposition au marketing direct

Vous pouvez vous opposer à tout moment et sans aucune motivation à nos envois. Nous y mettons alors immédiatement fin

Portabilité des données

Vous pouvez recevoir les données que vous nous avez communiquées dans un format de fichier couramment utilisé, ou en demander le transfert

Retrait du consentement

Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Cela ne remet pas en cause ce qui a déjà eu lieu auparavant

8.1 Vous exercez vos droits par un message à privacy@wagewell.be ou par courrier à Bremstraat 23, 3530 Houthalen-Helchteren. Nous pouvons vous demander une preuve de votre identité en cas de doute raisonnable, afin de ne pas communiquer de données à la mauvaise personne.

8.2 Nous répondons dans un délai d’un mois. Si votre demande est complexe ou si nous en recevons plusieurs de votre part, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois ; nous vous en informons au cours du premier mois.

8.3 Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard et nous ne pratiquons pas le profilage. Les évaluations de candidats et les décisions prises dans les dossiers le sont toujours par des personnes.

8.4 Lorsqu’il s’agit de données que nous traitons en tant que sous-traitant pour un client — voir l’article 1.6 —, nous transmettons votre demande à ce client, qui décide en sa qualité de responsable du traitement.

8.5 Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données, faites-le-nous savoir en premier lieu : c’est ainsi que nous résolvons la plupart des questions. Vous avez par ailleurs toujours le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00, www.autoriteprotectiondonnees.be. Vous pouvez également saisir les tribunaux.

9. Liens vers d'autres sites web

9.1 Notre site web contient des liens vers des sites web de tiers, dont notre page d’entreprise LinkedIn. Dès que vous suivez un tel lien, la politique de confidentialité et la politique en matière de cookies de ce site web s’appliquent. Nous n’avons aucun contrôle sur celles-ci et n’en assumons aucune responsabilité.

10. Modifications de la présente déclaration

10.1 Lorsque notre manière de travailler, la législation ou la technique qui sous-tend notre site web évolue, nous adaptons la présente déclaration. La version actuelle est toujours disponible sur wagewell.be, avec mention du numéro de version et de la date en tête du document.

10.2 En cas de modification vous affectant de manière substantielle, nous vous en informons activement : par un message sur le site web et par courriel lorsque nous disposons de votre adresse.

10.3 En cas de divergence de sens ou d’interprétation entre les versions linguistiques, seule la version néerlandaise fait foi.

WageWell Comm.V · Bremstraat 23, 3530 Houthalen-Helchteren · BTW BE 0803.635.694 · wagewell.be

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Déclaration de confidentialité et de cookies

1. Qui nous sommes et à quoi s'applique la présente déclaration

2. Quelles données nous traitons, à quelles fins et pendant combien de temps

3. D'où proviennent vos données

4. Avec qui nous partageons vos données

5. Transfert en dehors de l'Espace économique européen

6. Cookies

Divers

Utilisation

Partage de données

Functional

Nom

Expiration

Fonction

Nom

Expiration

Fonction

Nom

Expiration

Fonction

Nom

Expiration

Fonction

Nom

Expiration

Fonction

Nom

Expiration

Fonction

Nom

Expiration

Fonction

Nom

Expiration

Fonction

7. Comment nous sécurisons vos données

8. Vos droits

9. Liens vers d'autres sites web

10. Modifications de la présente déclaration