Conditions générales

Comment lire ce document

Les présentes conditions générales comportent deux parties. La Partie I contient les dispositions applicables à chaque mission que nous exécutons. La Partie II contient les dispositions particulières propres à chaque service et complète la Partie I.

En cas de contradiction, l’ordre de préséance suivant s’applique, du plus fort au plus faible : (1) la convention signée par les deux parties, (2) l’offre ou la confirmation de mission acceptée par le client, (3) la Partie II des présentes conditions, (4) la Partie I des présentes conditions.

Les présentes conditions s’appliquent exclusivement dans les relations entre entreprises. Nous ne fournissons aucun service aux consommateurs. Le présent texte est une traduction de la version néerlandaise, fournie à titre informatif ; en cas de divergence de sens ou d’interprétation, seule la version néerlandaise fait foi.

Partie I — Dispositions générales

Article 1 — Qui nous sommes et champ d'application des présentes conditions

1.1 WageWell Comm.V, dont le siège social est établi Bremstraat 23, 3530 Houthalen-Helchteren, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0803.635.694, TVA BE 0803.635.694, ci-après « WageWell » ou « nous ». Le cocontractant est ci-après dénommé « le client » ou « vous ».

1.2 Les présentes conditions s’appliquent à toute proposition, toute offre, toute confirmation de mission, toute convention et tout service de WageWell, ainsi qu’à toutes les missions ultérieures entre les mêmes parties, même en l’absence de référence expresse à celles-ci.

1.3 Les conditions générales ou d’achat du client ne sont pas d’application, y compris lorsqu’elles sont communiquées ultérieurement ou lorsqu’elles contiennent une exclusion similaire, sauf si nous les avons expressément acceptées par écrit.

1.4 Il ne peut être dérogé aux présentes conditions que moyennant un accord écrit et préalable entre les parties, et uniquement pour la mission à laquelle cette dérogation se rapporte.

1.5 Les présentes conditions sont consultables en permanence sur wagewell.be/fr/conditions-generales et sont jointes à chaque offre. En acceptant l’offre ou en laissant l’exécution débuter, le client confirme en avoir pris connaissance et les accepter.

Article 2 — Offres et formation de la convention

2.1 Nos offres sont sans engagement et restent valables pendant trente jours calendrier à compter de leur envoi, sauf si l’offre mentionne un autre délai.

2.2 La convention se forme par la signature d’une convention ou d’une offre par les deux parties, par l’acceptation écrite de l’offre par le client, ou par le fait que nous entamons l’exécution à la demande expresse du client.

2.3 Les modifications ou compléments apportés à l’offre ne nous engagent qu’après notre confirmation expresse et écrite. À défaut, l’offre et les présentes conditions constituent l’intégralité du cadre contractuel.

2.4 Nous pouvons refuser une mission sans devoir en indiquer le motif. Nous refusons ou mettons fin à une mission en tout état de cause lorsqu’elle donne lieu à un conflit d’intérêts avec un client existant, ou lorsque son exécution compromettrait notre indépendance ou les obligations professionnelles ou légales qui nous incombent.

Article 3 — Nature de nos prestations

3.1 Notre prestation de services constitue une obligation de moyens : nous l’exécutons avec le soin, l’expertise et la bonne foi que l’on peut attendre d’un professionnel diligent. Lorsque la convention prévoit expressément des livrables et des service levels — comme dans le cadre d’une collaboration structurelle — nous nous engageons en revanche à atteindre ces résultats concrètement décrits, dans les limites qui y sont fixées.

3.2 Notre avis est une recommandation, non une décision. Le client demeure responsable en dernier ressort du choix d’appliquer ou non cet avis, ainsi que de la manière dont il le met en œuvre.

3.3 Nous ne sommes pas tenus d’actualiser un avis antérieurement rendu à la suite de modifications ultérieures de la législation, des conventions collectives de travail, de la jurisprudence ou de la pratique administrative. Une actualisation constitue une nouvelle mission.

3.4 Nous ne fournissons aucun avis juridique, fiscal ou comptable. Lorsqu’un dossier l’exige, nous renvoyons vers un avocat, un comptable ou un autre conseiller spécialisé, et l’appréciation de ce conseiller reste déterminante.

3.5 Les délais d’exécution sont indicatifs, sauf lorsqu’un délai est expressément désigné comme contraignant. Nous respectons les délais légaux applicables aux déclarations, attestations et fiches, à condition de recevoir les données nécessaires en temps utile conformément à l’article 5.

3.6 Nous ne sommes pas un secrétariat social et ne nous substituons pas à celui-ci. Nous ne sommes pas responsables des erreurs, retards ou manquements du secrétariat social, du fournisseur de logiciel ou d’autres tiers avec lesquels le client entretient lui-même un lien contractuel. Nous contrôlons leur production dans la mesure de ce qui est raisonnablement perceptible sur la base des données disponibles, et nous signalons ce que nous constatons.

Article 4 — Indépendance

4.1 La convention ne crée aucun lien de subordination. Nous fournissons nos services en toute indépendance, organisons notre travail selon notre propre appréciation et déterminons nous-mêmes notre emploi du temps, compte tenu des délais convenus et d’une exécution de qualité.

4.2 Les documents, la correspondance, les accords de planification et les indications du client sont des instruments opérationnels destinés à faciliter la collaboration. Ils ne constituent l’expression d’aucune autorité d’employeur.

4.3 Chaque partie supporte les charges fiscales et sociales qui lui sont propres et qui sont liées à l’exécution de sa mission.

4.4 Nous sommes libres de travailler pour d’autres clients, y compris au sein du même secteur, sauf si une exclusivité a été expressément convenue. L’article 12 conserve son plein effet.

4.5 Nous informons le client en temps utile des périodes durant lesquelles nous n’effectuerons pas de prestations, afin qu’il puisse organiser son entreprise en conséquence.

Article 5 — Ce que nous attendons du client

5.1 Le client nous transmet en temps utile, de manière complète et exacte, toutes les données, tous les documents et tous les accès nécessaires ou utiles à l’exécution, au plus tard à la date de transmission convenue. Lorsqu’un calendrier de transmission a été convenu, celui-ci est contraignant.

5.2 Le client répond de l’exactitude et de l’exhaustivité de ce qu’il transmet. Nous pouvons nous y fier et ne sommes pas tenus d’en vérifier l’exactitude de manière autonome.

5.3 Le client garantit qu’il est habilité à mettre ces données à notre disposition, qu’il dispose des autorisations, licences et consentements nécessaires, et que leur utilisation ne porte atteinte à aucun droit de tiers. Il nous garantit intégralement contre toute prétention de tiers à cet égard.

5.4 Le client désigne un point de contact unique disposant d’un pouvoir de décision suffisant, et nous signale en temps utile toute modification ayant une incidence sur la mission.

5.5 Conséquences d’une transmission tardive, incomplète ou inexacte. Si la date de transmission convenue n’est pas respectée ou si les informations transmises se révèlent inexactes, les délais qui y sont liés sont reportés d’autant et nous ne sommes pas responsables des conséquences qui en découlent — notamment un paiement tardif de la rémunération, des déclarations tardives, des amendes administratives, des intérêts de retard ou des rectifications. Les travaux de correction qui en résultent ne sont pas compris dans le prix convenu et sont facturés à notre tarif journalier en vigueur.

Article 6 — Modifications de la mission et travaux supplémentaires

6.1 Un prix fixe convenu vaut pour le périmètre tel qu’il est décrit dans l’offre ou dans la convention, en ce compris les hypothèses et les exclusions qui y sont mentionnées.

6.2 Si le client demande des prestations qui sortent de ce périmètre, nous le signalons au préalable, en indiquant une estimation du surcoût et de l’incidence sur le planning. Nous n’entamons ces prestations qu’après accord écrit ; une confirmation par courriel suffit.

6.3 Si le volume ou la nature du travail se modifie structurellement — par exemple à la suite d’une évolution sensible de l’effectif, d’une reprise ou d’un changement de systèmes — les parties examinent raisonnablement une adaptation du prix ou du périmètre.

6.4 Le fait que nous répondions par courtoisie à une question brève et occasionnelle sans la facturer ne crée aucun droit et ne peut être invoqué pour justifier une extension du périmètre.

Article 7 — Exécution, lieu et recours à des tiers

7.1 La mission est exécutée par Nora Daoudi ou sous sa direction et sous sa responsabilité.

7.2 Nous pouvons nous faire assister, pour l’exécution, par des collaborateurs, des partenaires freelances ou des sous-traitants. Nous restons le point de contact du client et demeurons responsables à son égard de leurs prestations. Nous leur imposons les mêmes obligations de confidentialité et de protection des données que celles qui nous incombent.

7.3 Le client ne peut pas ériger l’intervention d’une personne déterminée en condition, sauf accord exprès en ce sens.

7.4 Les prestations sont effectuées à distance, en mode hybride ou sur site, en concertation mutuelle pour chaque mission. Les déplacements sont compris dans nos tarifs dans un rayon de 40 km autour de notre siège ; au-delà, nous facturons l’indemnité kilométrique forfaitaire en vigueur à ce moment que l’administration fiscale admet comme frais professionnels, sauf convention contraire.

Article 8 — Prix, facturation et paiement

8.1 Nos prix sont exprimés en euros et hors TVA. Les frais de tiers propres à la mission — notamment les données de benchmark, les licences, les frais de publication et les déplacements en dehors du rayon défini à l’article 7.4 — ne sont pas compris dans le prix, sauf mention expresse dans l’offre, et sont facturés à leur prix coûtant.

8.2 Les moments de facturation propres à chaque service sont déterminés dans la Partie II. À défaut d’accord contraire, nous facturons mensuellement, même lorsque la mission n’est pas encore entièrement achevée.

8.3 Nos tarifs sont indexés annuellement au 1er janvier sur la base de l’indice santé, l’indice de base étant celui du mois précédant la formation de la convention et le nouvel indice celui du mois de janvier de l’année d’adaptation. Pour un engagement d’une durée supérieure à six mois pour lequel un tarif fixe a été convenu, aucune indexation n’est appliquée pendant cette durée.

8.4 Chaque facture est payable dans les trente jours calendrier suivant sa date. Les factures sont transmises par voie électronique ; la facture électronique constitue la facture originale.

8.5 En cas de non-paiement ou de paiement incomplet à l’échéance, des intérêts de retard sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable, au taux d’intérêt légal fixé par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, majorés d’une indemnité forfaitaire de 10 % du montant impayé avec un minimum de € 150. Cette disposition s’applique de manière réciproque : si nous restons en défaut de rembourser un montant dû au client, les mêmes intérêts et la même indemnité sont dus par nous.

8.6 En cas de non-paiement d’une facture à l’échéance, toutes les autres factures, y compris celles qui ne sont pas échues, deviennent exigibles, même lorsqu’elles découlent d’autres conventions conclues avec le même client. Nous pouvons suspendre nos prestations lorsqu’une facture demeure impayée quatorze jours calendrier après une mise en demeure écrite.

8.7 Une facture ne peut être valablement contestée que par courriel ou par lettre recommandée, dans les quatorze jours calendrier suivant sa date, moyennant un exposé détaillé et motivé des raisons de la contestation. À défaut, la facture est réputée acceptée. Une contestation suspend l’obligation de paiement à concurrence du montant contesté ; la partie non contestée reste payable à l’échéance.

8.8 Lors d’une première collaboration, pour un projet d’une ampleur considérable ou en cas d’extension considérable d’une mission en cours, nous pouvons demander un acompte ou une garantie. Cela est annoncé au préalable dans l’offre. Dans ce cas, nous entamons l’exécution après réception de celui-ci.

8.9 La compensation n’est possible que pour des montants certains, exigibles et non contestés.

Article 9 — Réclamations relatives à nos prestations

9.1 Les réclamations relatives à l’exécution doivent être signalées par écrit et de manière motivée dans les quatorze jours calendrier après que le manquement a été constaté ou pouvait raisonnablement l’être, à peine de déchéance.

9.2 Nous devons en tout état de cause avoir la possibilité de remédier au manquement dans un délai raisonnable avant que le client ne recoure à d’autres voies de droit.

9.3 Pour des raisons d’assurance, toute demande d’indemnisation doit, à peine de déchéance, être signalée par écrit dans le mois suivant la prise de connaissance du fait ou du dommage sur lequel la demande se fonde. Le manquement et le dommage sont constatés de manière contradictoire.

Article 10 — Responsabilité

10.1 Nous sommes responsables des manquements qui nous sont imputables dans l’exécution de la convention, sous réserve des limitations exposées ci-après.

10.2 Notre responsabilité est organisée par paliers. Nous réparons d’abord en nature, en réexécutant gratuitement la prestation concernée dans un délai raisonnable. Si la réparation en nature est impossible, dépourvue d’utilité ou ne peut intervenir en temps utile, notre indemnisation est limitée au montant que notre assureur responsabilité professionnelle verse dans le sinistre concerné. Si l’assureur n’intervient pas, notre responsabilité est limitée au total des montants que nous avons facturés au client, hors TVA, au cours des douze mois précédant le fait générateur du dommage, avec un maximum absolu de € 100.000.

10.3 Est exclu de toute indemnisation tout dommage indirect ou consécutif, notamment le manque à gagner, la perte de chiffre d’affaires, les économies manquées, l’interruption d’activité, l’atteinte à la réputation, la perte de clientèle, la perte ou l’altération de données et les prétentions de tiers.

10.4 Les amendes administratives, majorations et intérêts de retard qui découlent directement et exclusivement d’une faute qui nous est imputable sont en revanche considérés comme un dommage direct, dans les limites des plafonds de l’article 10.2, et pour autant que notre responsabilité à cet égard résulterait également du droit commun en l’absence de la présente disposition. La présente disposition ne s’applique pas dans les cas visés à l’article 5.5.

10.5 Les limitations prévues au présent article ne s’appliquent pas en cas de dol, de faute intentionnelle ou de faute lourde de WageWell, ni en cas de faute portant atteinte à la vie ou à l’intégrité physique d’une personne.

10.6 Concours de responsabilités et agents d’exécution. Par dérogation à l’article 6.3 du Code civil, les parties conviennent que le client ne peut nous mettre en cause que sur une base contractuelle pour les manquements dans l’exécution de la convention. Les exclusions et limitations prévues au présent article s’appliquent de la même manière au bénéfice de notre gérante, de nos collaborateurs, de nos sous-traitants et de nos autres agents d’exécution. Le client s’engage à stipuler la même exclusion à l’égard de ses propres clients et fournisseurs pour les actions qu’ils intenteraient contre nous.

10.7 La responsabilité du client à notre égard est limitée de la même manière, à l’exception de ses obligations de paiement et des garanties qu’il a consenties sur la base de l’article 5.3, de l’article 13 et de l’article 14.

10.8 Nous avons souscrit une assurance responsabilité civile auprès d’AG Insurance NV, boulevard E. Jacqmain 53, 1000 Bruxelles, sous le numéro de police 03/99.753.710, comportant une garantie responsabilité professionnelle de € 250.000 par sinistre et par année d’assurance et une garantie exploitation de € 1.500.000 par sinistre. Une attestation est délivrée sur simple demande.

10.9 Toute action à notre encontre est frappée de déchéance si elle n’est pas introduite en justice dans les deux ans suivant la notification visée à l’article 9.3.

Article 11 — Force majeure

11.1 Aucune des parties n’est responsable de l’inexécution de ses obligations lorsque celle-ci résulte d’un cas de force majeure : toute circonstance échappant à sa volonté et à son contrôle qui empêche, en tout ou en partie, cette exécution et qu’elle ne pouvait raisonnablement prévoir ni éviter.

11.2 Sont notamment considérés comme cas de force majeure : la guerre, les actes de terrorisme, les émeutes, les catastrophes naturelles, l’incendie, l’explosion, la grève ou le lock-out, l’interruption de la fourniture d’énergie ou des services de télécommunication, les cyberattaques, les rançongiciels et les dommages causés par des virus informatiques, la défaillance de logiciels essentiels ou du secrétariat social, les épidémies et les mesures des autorités prises pour des motifs sanitaires ou autres, la maladie grave ou l’accident de la personne qui exécute la mission, ainsi que le défaut de livraison ou la livraison tardive par des fournisseurs ou par d’autres tiers auxquels il est fait appel.

11.3 Pendant la période de force majeure, les obligations sont suspendues. Si la force majeure se prolonge au-delà de soixante jours calendrier, chaque partie peut résoudre la convention par écrit, sans indemnité. Les prestations déjà fournies restent dues.

11.4 En cas d’indisponibilité prolongée de la personne qui exécute la mission, nous mettons tout en œuvre pour organiser, dans un délai raisonnable, un remplacement par un profil équivalent, et nous nous concertons avec le client sur la continuité des dossiers en cours.

Article 12 — Confidentialité et secrets d'affaires

12.1 Les parties traitent comme confidentielles toutes les informations de nature commerciale, technique, opérationnelle, financière ou personnelle relatives à l’autre partie dont elles ont connaissance dans le cadre de la collaboration et dont la divulgation est susceptible de lui porter préjudice. Elles ne divulguent pas ces informations à des tiers et ne les utilisent ni à leurs propres fins ni au profit de tiers.

12.2 Cette obligation s’applique pendant la durée de la convention et pendant cinq ans après la fin de celle-ci. Pour les informations qui constituent un secret d’affaires au sens de l’article I.17/1 du Code de droit économique, elle s’applique sans limitation dans le temps, conformément à l’article XI.332/4 du même code.

12.3 L’obligation ne s’applique pas aux informations qui sont publiquement disponibles sans manquement de la partie destinataire, qu’elle a licitement obtenues d’un tiers, ou dont la divulgation est légalement obligatoire. Dans ce dernier cas, l’autre partie en est informée au préalable dans la mesure où la loi le permet.

12.4 Pendant la durée de la convention, nous accordons au client un accès immédiat et libre à tous les documents en notre possession qui contiennent des informations le concernant. À la fin de la collaboration, nous restituons ces documents ou les livrons conformément à l’article 16.6. Nous pouvons en conserver une seule copie dans la mesure nécessaire au respect de nos obligations légales de conservation ou à la preuve de nos droits.

Article 13 — Traitement des données à caractère personnel

13.1 Pour la majorité de nos services, nous agissons en qualité de sous-traitant. Dans le cadre de l’exécution de missions de paie, d’administration du personnel et de missions connexes, nous traitons les données à caractère personnel des collaborateurs du client pour son compte et selon ses instructions. Le client est responsable du traitement au sens de l’article 4.7 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ; nous sommes sous-traitant au sens de l’article 4.8 du RGPD.

13.2 Les parties concluent à cet effet un contrat de sous-traitance conformément à l’article 28 du RGPD. Celui-ci fait partie intégrante de la convention. À défaut de contrat de sous-traitance signé séparément, les dispositions de l’Annexe 1 aux présentes conditions s’appliquent.

13.3 Pour les données que nous traitons à nos propres fins — coordonnées de contact, prospection, facturation et gestion des dossiers — nous agissons en qualité de responsable du traitement. Notre déclaration de confidentialité est disponible sur wagewell.be/fr/confidentialite.

13.4 Dans le cadre des missions de recrutement et sélection, nous agissons en qualité de responsable du traitement pour les données des candidats jusqu’au moment de leur présentation au client. À compter de cette présentation, le client traite ces données sous sa propre responsabilité et à ses propres fins. Lorsque les parties déterminent conjointement les finalités et les moyens, elles fixent leurs responsabilités respectives conformément à l’article 26 du RGPD.

13.5 Le client garantit qu’il dispose d’une base juridique valable pour les données qu’il nous transmet, qu’il a correctement informé ses collaborateurs du traitement et de notre intervention, et que les données sont exactes et à jour. Il nous garantit contre toute réclamation découlant d’un manquement à cet égard.

13.6 Chaque partie informe l’autre, dans les quarante-huit heures, de toute violation de données à caractère personnel affectant les données de l’autre partie, et apporte la collaboration nécessaire à la notification et au suivi de celle-ci.

Article 14 — Propriété intellectuelle et droit d'usage

14.1 Tous les modèles, canevas, feuilles de calcul, outils, méthodologies, check-lists, supports de formation et savoir-faire que nous développons ou utilisons demeurent notre propriété intellectuelle au sens le plus large, y compris lorsqu’ils ont été adaptés pour le client dans le cadre d’une mission.

14.2 Le client obtient sur ceux-ci, après paiement intégral, un droit d’usage non exclusif, non transférable et non susceptible de sous-licence, pour une durée indéterminée, limité à l’utilisation au sein de sa propre organisation et à la finalité pour laquelle ils ont été livrés.

14.3 Par dérogation, le client devient propriétaire — après paiement intégral — des documents livrés qui, par leur nature, relèvent de son organisation, parmi lesquels le règlement de travail, les contrats de travail et leurs annexes, les politiques internes, les dossiers du personnel, la structure salariale et les bandes salariales tels que livrés. Les modèles, méthodologies et feuilles de calcul sous-jacents qui ont permis d’établir ces documents restent régis par l’article 14.1.

14.4 Sans notre autorisation écrite, expresse et préalable, le client ne peut ni diffuser, ni reproduire, ni modifier, ni exploiter, ni vendre le matériel visé à l’article 14.1, ni le mettre de quelque autre manière à la disposition de tiers, et il ne peut supprimer ou modifier les mentions relatives à la propriété intellectuelle. En cas d’infraction, une indemnité forfaitaire de € 10.000 par infraction est due, sans préjudice de notre droit de réclamer une indemnité supérieure moyennant la preuve d’un dommage plus important.

14.5 Nous restons libres d’utiliser, au bénéfice d’autres clients, les connaissances générales, l’expérience et les compétences acquises lors de l’exécution, pour autant qu’aucune information confidentielle du client ne soit mise en œuvre à cette occasion.

Article 15 — Non-débauchage

15.1 Pendant la durée de la convention et pendant douze mois après la fin de celle-ci, pour quelque motif que ce soit, aucune des parties n’incitera, directement ou indirectement, un collaborateur, un sous-traitant ou un partenaire indépendant de l’autre partie ayant été impliqué dans la mission à rompre son lien contractuel, ni ne conclura avec cette personne un contrat de travail ou de collaboration.

15.2 Cette interdiction ne s’applique pas lorsque l’autre partie y a consenti par écrit et au préalable, ni lorsque la personne concernée pose spontanément sa candidature à la suite d’une offre d’emploi rendue publique, sans avoir été approchée de manière ciblée à cette fin.

15.3 En cas d’infraction, la partie en infraction est redevable à l’autre partie d’une indemnité forfaitaire de € 25.000, sans préjudice du droit de réclamer une indemnité supérieure moyennant la preuve d’un dommage plus important. Les parties acceptent ce montant comme une estimation raisonnable du dommage, compte tenu des coûts de recrutement, de sélection et de formation ainsi que de la perte de continuité.

15.4 Le présent article ne s’applique pas aux candidats que nous avons présentés dans le cadre d’une mission de recrutement et sélection. Ceux-ci relèvent de l’article E.6.

Article 16 — Durée et fin de la convention

16.1 La durée de la collaboration est fixée dans la convention ou dans l’offre. À défaut, celle-ci est conclue pour une durée indéterminée et peut être résiliée par chaque partie moyennant un délai de préavis d’un mois, par lettre recommandée ou par courriel avec accusé de réception.

16.2 Chaque partie peut résoudre la convention avec effet immédiat, ou en suspendre l’exécution en tout ou en partie, par lettre recommandée, dans les cas suivants : (a) l’autre partie reste en défaut d’exécuter une obligation essentielle, en ce compris son obligation de paiement, quatorze jours calendrier après une mise en demeure écrite ; (b) l’autre partie se trouve en état de faillite, d’insolvabilité, de réorganisation judiciaire ou de liquidation, pour autant qu’aucune disposition légale impérative ne s’y oppose ; (c) l’autre partie se rend coupable de fraude ou d’une faute grave rendant raisonnablement impossible la poursuite de la collaboration.

16.3 Une suspension fondée sur l’article 16.2 ne donne lieu à aucune indemnité pour l’autre partie. Les frais supplémentaires liés à la reprise sont à charge de la partie qui a causé la suspension.

16.4 En cas de résolution, toutes les prestations fournies jusqu’à la date de la résolution restent dues.

16.5 Fin anticipée d’une convention à durée déterminée. Si le client met fin de manière anticipée à une convention à durée déterminée sans motif visé à l’article 16.2, il est redevable d’une indemnité de rupture forfaitaire égale à la moitié du prix qui aurait été dû jusqu’à l’échéance. Si le prix est convenu par prestation, cette indemnité est calculée sur la moyenne des prestations facturées au cours des douze mois précédents ou, en cas de durée plus courte, sur la moyenne depuis le début de la collaboration. Cette disposition s’applique réciproquement au bénéfice du client lorsque nous mettons fin de manière anticipée à une convention à durée déterminée sans motif visé à l’article 16.2 et en dehors d’un cas de force majeure.

16.6 Transfert à la fin de la collaboration. Dans les trente jours calendrier suivant la fin de la collaboration, nous remettons au client l’ensemble des dossiers du personnel, des données et des pièces en cours dans un format de fichier courant et exploitable, accompagnés d’un aperçu des dossiers en cours et des points d’attention. Nous fournissons en outre jusqu’à huit heures de travail d’assistance gratuite lors du transfert au client ou à son nouveau prestataire ; toute assistance supplémentaire est facturée à notre tarif journalier en vigueur. Cette obligation s’applique à condition que toutes les factures échues aient été payées.

16.7 Les dispositions qui, par leur nature, sont destinées à survivre à la fin de la convention — dont les articles 10, 12, 13, 14, 15, 16.6 et 18 — restent en vigueur.

Article 17 — Référence

17.1 Nous pouvons mentionner le nom et le logo du client ainsi que la nature de la collaboration dans notre portfolio, sur notre site web et dans notre communication commerciale.

17.2 Le client peut s’y opposer par écrit à tout moment. Nous supprimons alors la mention dans un délai raisonnable.

17.3 Nous ne publions une étude de cas rédigée, une citation ou une mention de chiffres ou de résultats du client qu’après son autorisation écrite, expresse et préalable.

Article 18 — Dispositions finales

18.1 Si une disposition des présentes conditions est nulle ou inapplicable, en tout ou en partie, la validité des autres dispositions n’en est pas affectée. Les parties remplacent la disposition concernée par une disposition valable se rapprochant le plus possible de l’intention initiale.

18.2 La convention, l’offre et les présentes conditions constituent ensemble l’intégralité de l’accord entre les parties sur l’objet qui y est réglé et remplacent tous les accords verbaux et écrits antérieurs relatifs à cet objet.

18.3 Le fait de ne pas exercer un droit, ou de ne pas l’exercer immédiatement, n’emporte aucune renonciation à ce droit.

18.4 Aucune des parties ne peut céder ses droits et obligations sans l’accord écrit préalable de l’autre. Nous pouvons toutefois céder la convention dans le cadre d’une cession de notre activité, d’une fusion, d’un apport ou d’une transformation de notre société, moyennant notification au client.

18.5 Les notifications sont valablement effectuées par courriel aux adresses indiquées dans la convention, sauf pour la résiliation, la mise en demeure et la résolution, pour lesquelles une lettre recommandée ou un courriel avec accusé de réception est requis.

18.6 Nous pouvons modifier les présentes conditions pour les conventions futures. Pour les conventions à durée indéterminée en cours, une modification n’entre en vigueur que deux mois après sa notification, et le client a le droit, dans ce délai, de résilier la convention sans frais à la date d’entrée en vigueur de la modification.

18.7 Seul le droit belge est applicable, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur les contrats de vente internationale de marchandises.

18.8 Les parties s’engagent à se concerter, dans les trente jours calendrier, en vue d’un règlement amiable avant toute procédure judiciaire. Cette obligation ne fait obstacle ni à une mesure conservatoire ni au recouvrement d’une facture non contestée.

18.9 Tout litige relatif à la formation, à l’exécution, au respect, à la validité ou à la fin de la convention relève de la compétence exclusive du Tribunal de l’entreprise d’Anvers, division Hasselt, et des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Limbourg.

18.10 Les présentes conditions existent en néerlandais, en français et en anglais. Les versions française et anglaise sont des traductions fournies à titre informatif. En cas de divergence de sens ou d’interprétation entre les versions linguistiques, seul le texte néerlandais fait foi, quelle que soit la langue dans laquelle l’offre, la convention ou la correspondance a été rédigée.

Partie II — Dispositions particulières par service

Les présentes dispositions complètent la Partie I pour le service concerné. En cas de contradiction, elles priment sur la Partie I.

A. Accompagnement de projet

A.1 Nous travaillons à prix fixe par périmètre. L’offre décrit l’objet, les livrables, les hypothèses sur lesquelles le prix repose et ce qui est expressément hors périmètre.

A.2 Sauf convention contraire, nous facturons 40 % au démarrage, 40 % à la livraison intermédiaire et 20 % à la livraison finale. Pour les projets d’une durée inférieure à un mois, nous facturons l’intégralité à la livraison.

A.3 Un livrable est réputé accepté lorsque le client n’a formulé aucune remarque écrite et motivée dans les quatorze jours calendrier suivant la livraison, ou dès qu’il met ce livrable en service.

A.4 Les travaux supplémentaires se déroulent conformément à l’article 6.

A.5 Si l’exécution est suspendue pendant plus de deux mois à la demande du client ou en raison d’une cause propre à son organisation, nous pouvons replanifier le projet en fonction de nos disponibilités et en réviser le prix en fonction des tarifs en vigueur à ce moment.

B. Renfort temporaire

B.1 Nous travaillons à un tarif journalier ou horaire. Une journée de travail compte huit heures et une demi-journée quatre heures. Les prestations dépassant huit heures par jour sont facturées au prorata, moyennant accord préalable.

B.2 Nous soumettons mensuellement un état de prestations à l’approbation du client. À défaut de réaction motivée dans les cinq jours ouvrables, il est réputé approuvé et sert de base à la facturation.

B.3 Une journée planifiée peut être annulée sans frais jusqu’à cinq jours ouvrables à l’avance. En cas d’annulation entre cinq et deux jours ouvrables à l’avance, nous facturons 50 % du tarif journalier ; en cas d’annulation dans les deux jours ouvrables, 100 %. La même indemnité peut être due par nous lorsque nous annulons nous-mêmes une journée confirmée pour un motif autre que la force majeure.

B.4 Pour un engagement d’une durée supérieure à six mois, le tarif est fixé pour toute la durée et n’est pas indexé.

B.5 Absence de mise à disposition de personnel. Notre intervention constitue une prestation de services en sous-traitance et non une mise à disposition de personnel au sens de l’article 31 de la loi du 24 juillet 1987. L’autorité patronale sur nos collaborateurs est exercée exclusivement par nous. Le client ne leur donne aucune instruction allant au-delà des directives décrites dans la convention en matière de bien-être au travail, de temps de travail et d’utilisation de son infrastructure.

C. Collaboration structurelle (abonnement)

C.1 Le client paie un montant mensuel fixe, facturé mensuellement et par anticipation. La composition de ce montant relève de notre tarification interne et ne fait pas partie de la convention.

C.2 Nous nous engageons sur les livrables et les niveaux de service repris dans la convention, et non sur un nombre d’heures. Le client ne peut demander ni justification des heures ni enregistrement du temps, et un temps consacré moindre ne donne droit à aucune réduction de prix.

C.3 Les parties fixent au démarrage un calendrier de transmission assorti de dates de clôture. L’article 5 s’applique intégralement : ce qui est transmis après la date de clôture est reporté au cycle suivant, sauf si un traitement urgent est convenu.

C.4 Le montant mensuel est fixé pour douze mois et est déterminé sur la base de l’effectif au moment de la signature. Tant que cet effectif reste dans la marge définie dans la convention, le montant reste inchangé jusqu’à la révision annuelle. Si cette marge est dépassée pendant deux mois consécutifs, les parties examinent une adaptation, qui prend effet lors de la révision suivante.

C.5 Sont notamment exclus de l’abonnement, et chaque fois moyennant information et estimation préalables : les fins de contrat complexes (motif grave, travailleur protégé, force majeure médicale, obligation d’outplacement, contestation, intervention d’un syndicat ou de l’inspection), le licenciement collectif et la restructuration, les inspections sociales et les litiges, le passage à un autre secrétariat social ou à un autre système, le recrutement et la sélection, les missions stratégiques en matière de politique de rémunération, ainsi que les entrées et sorties de service au-delà du volume annuel compris dans la convention.

C.6 La durée initiale minimale est de douze mois. Ensuite, la convention se poursuit pour une durée indéterminée et peut être résiliée par chaque partie moyennant un délai de préavis de trois mois, prenant cours le premier jour du mois qui suit la notification.

C.7 L’article 16.6 relatif au transfert des dossiers et des données s’applique intégralement à la fin d’un abonnement.

C.8 Nous ne sommes pas l’employeur des collaborateurs du client. Les décisions en matière d’embauche, de rémunération, de modification de fonction, de sanction et de licenciement sont prises exclusivement par le client ; nous préparons, conseillons et exécutons dans le cadre de ses instructions.

D. Partenariat stratégique

D.1 Nous travaillons à prix de projet fixe par périmètre délimité. L’offre mentionne l’objet, les livrables et les hypothèses. Après la livraison, un retainer annuel peut être convenu pour l’entretien de la structure salariale, la réactualisation du benchmark et l’accompagnement du cycle salarial.

D.2 Les données externes de benchmark et de salaires du marché ne sont acquises qu’après la signature de la mission. Leur coût est compris dans le prix du projet, sauf disposition expressément contraire de l’offre. Les conditions de licence du fournisseur de données sont d’application : le client ne peut reproduire, transmettre ni publier les données brutes, et les utilise exclusivement au sein de sa propre organisation.

D.3 Les bandes salariales, les benchmarks et les recommandations en matière de politique reposent sur les données de marché disponibles au moment de la mission. Nous ne donnons aucune garantie quant aux évolutions futures du marché et ne sommes pas tenus d’actualiser les résultats en dehors d’un retainer ou d’une nouvelle mission.

D.4 Un retainer est conclu pour un an et est chaque fois reconduit tacitement pour un an, sauf résiliation écrite par une partie au plus tard trois mois avant l’échéance.

D.5 La décision relative à la politique de rémunération et sa mise en œuvre restent du ressort du client. La vérification au regard de la concertation sociale, des obligations sectorielles et de la législation en vigueur en matière d’égalité de rémunération et de transparence salariale s’effectue sous sa responsabilité, le cas échéant avec l’assistance de son conseil juridique.

E. Recrutement et sélection

E.1 Nous effectuons des missions de recrutement et sélection en vue d’une embauche directe par le client. Nous n’exerçons aucune activité de travail intérimaire et ne mettons pas de personnel à disposition. Notre service est gratuit pour le candidat et s’exerce dans le respect de la réglementation régionale applicable en matière de placement privé. Lorsqu’une Région exige un enregistrement ou un agrément préalable pour la mission concernée, nous en disposons avant le début de cette mission.

E.2 Les honoraires de sélection s’élèvent au pourcentage du salaire annuel brut de référence indiqué dans la confirmation de mission, calculé comme le salaire mensuel brut multiplié par 13,92 et majoré des avantages extralégaux (voiture de société, chèques-repas, bonus, assurances), avec des honoraires minimums tels qu’y définis.

E.3 Sauf si un retainer est convenu, nous travaillons sur la base du no cure no pay : les honoraires ne sont dus que lorsque le client engage un candidat que nous avons présenté.

E.4 Les honoraires sont exigibles à la signature du contrat de travail ou de la convention de collaboration conclue avec le candidat. Par dérogation à l’article 8.4, le délai de paiement est de quatorze jours calendrier.

E.5 Garantie. S’il est mis fin au contrat conclu avec le candidat dans les douze semaines suivant l’entrée en service, à l’initiative du candidat lui-même ou du fait du client pour un motif imputable au candidat, nous recherchons une seule fois un remplaçant sans frais. Si un remplacement n’est pas possible dans un délai raisonnable, nous remboursons les honoraires au prorata de la partie non prestée de ces douze semaines. La garantie est caduque lorsque la fin du contrat résulte d’un motif économique, d’une restructuration, d’une modification substantielle de la fonction ou des conditions de travail, ou lorsque les honoraires n’ont pas été payés en temps utile.

E.6 Réintroduction. Si le client ou une société liée à celui-ci engage, dans les douze mois suivant la présentation, un candidat que nous avons présenté, et ce quelle que soit la fonction, l’intégralité des honoraires est due, même si la mission initiale a entre-temps été clôturée.

E.7 Le client nous informe dans les cinq jours ouvrables de toute embauche d’un candidat que nous avons présenté, ainsi que des conditions salariales servant de base au calcul des honoraires.

E.8 Nous vérifions au mieux de nos capacités les informations fournies par le candidat. La décision de sélection appartient au client, de même que le contrôle des diplômes, des autorisations et des conditions de séjour et d’occupation, ainsi que le respect de la législation relative à l’égalité de traitement et à la non-discrimination dans la suite de la procédure.

E.9 Les données des candidats sont traitées par le client de manière strictement confidentielle, utilisées exclusivement pour le poste concerné et non transmises à des tiers, en ce compris les sociétés liées. En cas d’infraction, une indemnité forfaitaire de € 5.000 par candidat concerné est due, sans préjudice du droit de réclamer une indemnité supérieure moyennant la preuve d’un dommage plus important.

E.10 Pendant la durée de la mission et les douze mois qui suivent, nous n’approchons aucun collaborateur du client en vue d’un placement ailleurs, sauf candidature spontanée sans approche ciblée.

Annexe 1 — Contrat de sous-traitance

La présente annexe vaut contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD aussi longtemps que les parties n’ont pas signé de contrat de sous-traitance distinct.

B1.1 Objet, nature et durée. Nous traitons les données à caractère personnel exclusivement pour l’exécution de la convention, pendant la durée de celle-ci et pendant les délais légaux de conservation qui la suivent.

B1.2 Catégories. Personnes concernées : les collaborateurs et les candidats du client et, le cas échéant, les membres de la famille de ses collaborateurs. Données : données d’identification et de contact, numéro de registre national, situation familiale et état civil, données de carrière et de rémunération, prestations et absences, données bancaires, ainsi que les données relatives à l’incapacité de travail nécessaires au traitement de la paie.

B1.3 Instructions. Nous ne traitons les données que sur instruction documentée du client, sauf si une obligation légale nous impose un traitement. Dans ce cas, nous en informons le client au préalable, sauf si la loi l’interdit. Si nous estimons qu’une instruction viole le RGPD, nous le signalons.

B1.4 Confidentialité et sécurité. Nous soumettons nos collaborateurs et nos sous-traitants à une obligation de confidentialité et prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l’article 32 du RGPD, parmi lesquelles une gestion des accès fondée sur la nécessité, le stockage et le transfert chiffrés, et des sauvegardes périodiques.

B1.5 Sous-traitants ultérieurs. Nous pouvons faire appel à des sous-traitants ultérieurs, à condition de leur imposer les mêmes obligations. Nous informons le client au préalable de l’ajout ou du remplacement d’un sous-traitant ultérieur ; il peut s’y opposer pour des motifs raisonnables.

B1.6 Droits des personnes concernées et assistance. Nous apportons au client une assistance raisonnable pour les demandes des personnes concernées, pour les analyses d’impact relatives à la protection des données et pour les contacts avec l’autorité de contrôle. Les demandes qui nous parviennent directement sont transmises au client.

B1.7 Violations de données. Nous notifions au client toute violation de données à caractère personnel dans les quarante-huit heures suivant sa constatation, avec les informations raisonnablement disponibles.

B1.8 Transferts. Nous ne transférons aucune donnée à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen sans mécanisme de transfert valable et sans en informer préalablement le client.

B1.9 Restitution et suppression. À la fin de la convention, nous restituons les données conformément à l’article 16.6 et supprimons les copies restantes, sous réserve de ce que nous devons légalement conserver.

B1.10 Audit. Nous mettons à la disposition du client, sur simple demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article, et nous collaborons à un audit réalisé par le client ou par un auditeur qu’il a mandaté, au maximum une fois par an et moyennant un préavis raisonnable.

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